Conhecer a ferramenta 5W2H é essencial num plano de ação. A mesma é indicada para a tomada de decisão sobre os principais elementos que servirão de orientação para alcançar um objetivo.
A base da metodologia está centrada na resposta a sete perguntas essenciais. Os “Ws” e os “Hs” são derivados das iniciais de palavras interrogativas em inglês (what, why, who, where, when, how e how much).
Ela até pode parecer mais um elemento da tabela periódica, mas o 5W2H na verdade é uma ferramenta de gestão inventada no Japão para facilitar o planejamento de qualquer atividade. Essa ferramenta foi aplicada primeiramente em sistemas de gestão da qualidade, visando facilitar o planejamento de melhorias dentro das empresas.
No entanto, por sua amplitude de aplicação, o 5W2H é usado atualmente em situações bastante diversas, que vão desde programar uma viagem até o planejamento estratégico de um negócio, contribuindo assim para que todos os envolvidos entendam com clareza quais são os passos a serem seguidos, quem são os responsáveis por cada etapa e quando cada atividade deve ser concluída.
No Brasil, o modelo também é conhecido como 4Q1POC.
Essa ferramenta 5W2H pode ser resumida como um checklist de tarefas, que permite ao gestor acompanhar as atividades da equipe e clarificar informações sobre um determinado projeto ou um conjunto de ações.
Este modelo de plano de ação pode ser implementado em qualquer setor da empresa para solucionar os mais diversos problemas. Ao planejar as atividades do time com 5W2H, todos se forçam a avaliar informações importantes que poderiam passar despercebidas.
Assim, tão importante quanto o preenchimento correto do plano de ação é o acompanhamento das ações. Esta é uma tarefa que exige muita disciplina do gestor para acompanhar regularmente se as entregas estão sendo realizadas no prazo e com a qualidade esperada.
Atenção, além da capacidade de planejamento, a 5W2H exige muita disciplina e competências de liderança para garantir a execução das tarefas conforme previsto.
É uma ferramenta fundamental na vida de todo gestor de sucesso.
Sergio Mansilha
