A maioria das grandes e médias empresas
realizam planos de projetos para praticamente tudo. Eles passam pelas alocações
de trabalho para cada colaborador, orçamento e prazos para as tarefas de
finalização, etc. No entanto, mesmo com todo esse planejamento, muitos projetos
falham.
Pessoal, os grandes projetos
geralmente são mais propensos a falhas porque seu escopo é mais difícil de
gerenciar, portanto projetos menores obtêm mais sucesso, no entanto,
independentemente do tamanho, os orçamentos descontrolados são a causa da
maioria dos contratempos no gerenciamento dos mesmos.
Os orçamentos que saem do
controle podem ser causados por
uma variedade de fatores, incluindo disparidades de colaboradores, atrasos na
configuração da estrutura, falta de revisões regulares do progresso do projeto
e agendamento irreal.
Assim, os projetos atrasados pela funcionalidade levam mais tempo para
serem concluídos e o tempo custa dinheiro no gerenciamento, portanto, esses
projetos se tornam cada vez mais caros.
Pessoal, revisões regulares de um
projeto permitem que a administração reconheça as áreas problemáticas em
potencial mais cedo e resolva os problemas antes que acabem custando muito.
Sugiro sempre aos meus clientes,
que definir expectativas realistas em relação a cargas de trabalho e
cronogramas pode ajudar a manter seu orçamento sob controle e seu projeto também
sob controle.
Analisar as informações,
estabelecendo limites claros para o seu projeto, a fim de mantê-lo não maior
que o necessário, garantirá que haja uma maior probabilidade de sucesso.
Portanto, manter sua estrutura e cronograma pequenos permitirá que as pessoas
se concentrem no objetivo final.
Se um projeto vai levar muito
tempo para ser concluído, ou será caro planejar, então as empresas devem ver
cada conjunto de tarefas como um projeto separado. Ao fazer isso, um projeto
pode ter um orçamento mais específico com base em suas necessidades, em vez de
agregá-lo a outros projetos pequenos e ter um orçamento enorme que não é
necessário.
Ter um número maior de projetos
menores também ajuda a manter o foco no objetivo final de cada projeto, em vez
de olhar para o cenário maior.
Manter projetos menores também
significa que um cronograma mais prudente pode ser implementado para atender às
necessidades de um determinado grupo, e isso pode ajudar a controlar
significativamente o orçamento do projeto.
Em cada classe de orçamento
separado, seja pequena, média ou grande, o fator mais comum para a falha de um
projeto pode está sendo executado durante o planejamento, demorando muito para
ser concluído. Quase um terço de todos os grandes projetos que falharam
deveu-se ao mau agendamento que significava que o projeto era executado ao
longo do tempo e foi considerado mal sucedido, portanto, não valioso.
Para que os projetos permaneçam
no caminho certo, os cronogramas devem ser realistas. Um caminho claro para um
projeto com pontos de verificação ao longo do caminho é sempre importante.
Manter-se em dia significa que o orçamento é mais fácil de controlar e, por
extensão, o projeto terá estatisticamente uma probabilidade significativamente
menor de falhar.
Assim, com um orçamento
controlado, um cronograma realista, boa funcionalidade e estratégias de
comunicação claras, os projetos se tornarão cada vez mais propensos a ter
sucesso, e a empresa em geral se tornará mais propensa a se tornar um
importante participante do setor.
Pense nisso.
Sergio Mansilha
