Toda Gerencia e Chefia deve montar o seu Plano de Ação Anual, no qual são correlacionadas as metas estabelecidas sobre os itens de controle e os projetos a serem conduzidos.
Estabeleço nos meus cursos/treinamentos, bem como minhas palestras alguns princípios básicos do plano de ação.
- As metas são estabelecidas a partir das metas da alta administração (metas obrigatórias) e das metas estabelecidas pelo próprio gerente e/ou chefe (metas opcionais).
- As metas são estabelecidas sobre os itens de controle (as metas são estabelecidas sobre o resultado ou fins).
- Os projetos a serem conduzidos resultam de uma análise de processo e são estabelecidos sobre os meios ou causas.
Normalmente o gerente e/ou chefe já deve dispor de uma analise de pareto de seus principais problemas em que as metas são estabelecidas.
- Cada projeto deve ter uma pessoa responsável (não se deve ter um grupo responsável).
- Os projetos devem ser suficientemente pequenos de tal modo a poderem ser resolvidos no âmbito da seção (unidade gerencial básica).
- Projetos maiores devem ser quebrados em projetos menores pelo gerente e/ou chefe de departamento ou pelo diretor, de tal maneira que cada parte possa ser resolvida ao nível da seção.
- Cada projeto, alem do responsável, pode ter 2 ou 3 pessoas que compõem um grupo para conduzi-lo.
Nunca componha grupo muito grande.
- Cada projeto deve ter um item de controle para o seu responsável (será um item de verificação para o chefe da seção) e, portanto, uma meta.
- Os projetos terão prioridades diferentes em função do numero de itens de controle do chefe da seção que afetam. Se um projeto afetar vários itens de controle do chefe, ele é um projeto prioritário.
Cumpre ressaltar que o plano de ação do gerente e/ou chefe de seção é peça fundamental no desdobramento das diretrizes da alta administração.
Ao se estabelecer um plano de ação, estamos criando meios para desdobrar as diretrizes prioritárias da empresa.
Sergio Mansilha
