Gerenciar projetos simultaneamente seja múltiplo ou um portfólio, exige o manuseio de uma grande quantidade de documentos e informações, o que pode fazer com que as pessoas envolvidas sintam certa dificuldade em desenvolver suas tarefas.
Dessa forma, a medida que uma empresa cresce e incorpora novos projetos à sua rotina, é natural que ela passe a depender cada vez mais de processos e métodos bem estruturados para que as equipes mantenham sua produtividade.
Ao adotar e disseminar boas práticas originadas em projetos anteriores, sua empresa pode melhorar a eficiência na gestão, fazendo com que as entregas para os clientes se tornem bem mais uniformes. São nestas situações que determinar modelos padronizados fazem toda a diferença.
Um projeto é um empreendimento temporário, com data de início e fim, cujo objetivo é criar ou aperfeiçoar um produto ou serviço.
Assim, gerenciar um projeto é atuar de forma a atingir os objetivos propostos dentro de parâmetros de qualidade determinados, obedecendo a um planejamento prévio de prazos (cronograma) e custos (orçamento). Ou seja, dadas as metas e as restrições de recursos e tempo, cabe ao gerente de projetos garantir que ele atinja os objetivos propostos.
Não podemos esquecer que uma metodologia é um processo a seguir que dá maior controle sobre os recursos que serão utilizados no projeto. Controlando melhor o processo a equipe será mais eficiente, pois entregará o projeto com maior grau de acerto em termos de prazos e custos. O bom uso de uma metodologia é importante porque permite evitar práticas que levam ao insucesso e com isso reproduzir o sucesso.
Um dos grandes segredos do gerenciamento de projetos é proteger o seu escopo. Projetos que ficam mudando o escopo durante sua execução têm sérias dificuldades em cumprir o cronograma e estouram o orçamento.
Gerenciar projetos é planejar e acompanhar a execução sempre. O gerente do projeto deve se manter alerta e flexível com os acontecimentos do dia-a-dia, mas deve estar sempre se reportando ao plano inicial para não perder o controle.
A principal qualidade do gerente de projeto é saber se comunicar bem com todos. Ele é o ponto focal das informações, nele convergem as informações que ele depois deverá processar e divulgar para todo o restante da equipe.
Enfim, o segredo é envolver a equipe, clientes e fornecedores de tal forma que todos se sintam diretamente responsáveis pelo sucesso do projeto.
Sergio Mansilha
