A utilização de um CSC nas organizações

A criação de um CSC(Centro de Serviços Compartilhados) e toda a lógica de evolução de maturidade dessa área é um desafio extremamente complexo, que envolve muitos investimentos da organização, um elevado grau de resistência à mudança e avanços tecnológicos. A combinação expertises em gestão de processos de negócio, gestão de indicadores, tecnologia e gestão da mudança é um fator crítico de sucesso na estruturação de CSCs que é uma estratégia de gestão que vem se consolidando cada vez mais em grandes corporações, visto que, quando é criada uma unidade de compartilhamento de serviços para as suas atividades de suporte a organização obtém diversas vantagens.

E o que é  propriamente o CSC ?

Nada mais, que um método de organização e operação onde processos de suporte de uma empresa são identificados, separados e administrados como processos de negócio independentes, apoiados por práticas e sistemas comuns. Ele visa criar um centro de excelência na prestação de serviços, focando qualidade, custo e entrega. Essa prática pode ser aplicada em quase todas as áreas, envolvendo principalmente financeiro, compras, rh e administração.  A estruturação de Centro de Serviços Compartilhados (CSCs) vêm se tornado uma tendência das organizações que visam prestar os serviços internos com maior qualidade, eficiência, menores custos e profissionalismo. Absorvendo normalmente serviços tipicamente transacionais e de alto grau de padronização, os CSCs buscam através da centralização e da inclusão de boas práticas de prestação de serviços, aumentar a satisfação dos clientes internos e capturar sinergias para a organização.

No meu dia a dia, quando encontro uma organização que está decidindo se deve ter ou não uma CSC, argumento que o primordial é desenhar e detalhar muito bem todas as etapas dos processos, pois as mudanças serão radicais. Quando tudo fica definido e documentado, você sabe muito bem aonde quer chegar e consegue ter foco nas tomadas de decisões. Enfim, com uma metodologia bem aplicada e processos definidos, com certeza a implantação da CSC será bem sucedida e a instituição conseguirá as reduções, sinergias e ganhos necessários para o seu negócio, solucionando grande parte dos problemas. Lembre-se de que é muito importante estar sempre à frente de seu concorrente.

Enfim, o dever de casa hoje, é que tudo seja muito monitorado para ter mais qualidade e menos custo o tempo todo. A tecnologia e a boa governança permite aumentar a qualidade sem expandir custos.

Pense nisso...

Sergio Mansilha

Controladoria e a confiabilidade das informações

Todos os setores de uma empresa são vitais para seu pleno funcionamento, mas a "controladoria" em particular é extremamente importante para sua saúde e prosperidade, pois é ela a responsável pelo acompanhamento do planejamento realizado, ante o planejado, indicar correções caso necessário. A filosofia de atuação da controladoria é coordenar esforços visando à sinergia das ações, participação ativa no processo de planejamento, interação e apoio às áreas operacionais, induções às melhores decisões para a empresa como um todo, credibilidade, persuasão e motivação.

Ela atua subsidiando o processo de gestão por meio de um sistema de informações que permita simulações e projeções sobre eventos econômicos no processo de tomada de decisão, dessa forma, permite apoiar a avaliação de desempenho analisando as áreas, gestores, empresa e sua própria área, monitorando e orientando os processos de padronizações e avaliando o resultado de seus serviços fazendo gerir os sistemas de informações e definindo a base de dados que permita a organização da informação necessária à gestão.

A implantação da área da controladoria requer alguns cuidados e procedimentos por parte da administração da empresa. A equipe que trabalhará nesse setor deverá estar altamente comprometida com as estratégias definidas no Plano Estratégico da organização. A primeira providência para pensar na implantação da controladoria é verificar o grau de confiabilidade das informações da empresa e a estrutura de pessoas necessárias para realizarmos um bom trabalho. As informações precisam estar corretas e devem passar por uma análise muita grande de como será realizado a análise dos relatórios e seu uso na tomada de decisão. A configuração do sistema de informações gerenciais que dará suporte a informações estratégicas da área de controladoria é o primeiro grande passo dessa área, o sistema de informações adequado será aquele que melhor e mais rapidamente responda aos anseios da direção para avaliar o seu negócio.

Quando dos anseios dos gestores de implantarem a área da controladoria a dica primordial é avaliar em que Sistema de ERP suas informações serão geradas. A rapidez, simplicidade e objetividade deverão estar presentes em todos os relatórios gerados. O treinamento das pessoas e o levantamento de suas necessidades em relação às informações de gestão fazem parte da fase que antecede definição do sistema de informação que será adotado na organização.

Pense nisso...

Sergio Mansilha

Enfrentamento e Inovação

Para os chineses, a palavra crise também significa oportunidades. No atual cenário econômico parece que o pessimismo tem tomado conta do mercado de trabalho, afugentando as oportunidades. Vamos dar uma injeção de ânimo e mostrar que o otimismo e a fé são duas armas importantes no enfrentamento de uma crise. É um momento de reflexão e de adaptação e não podemos nos entregar ao pessimismo. Precisamos buscar novas alternativas para ficarmos bem. 

Mas como falar em otimismo se a empresa está fazendo cortes, um contrato importante não foi fechado e os fornecedores anunciaram a elevação dos preços da matéria-prima? 

Devemos aprender que não temos controle do resultado, que sempre devemos fazer o nosso melhor e focarmos em nossas despesas e controle de desperdícios. Sempre buscando formas de nos motivarmos e nos sentirmos bem. Não devemos nos focar nos problemas e sim nas soluções. E é exatamente nesses momentos de adversidades que colocamos para fora todo o nosso potencial, fazendo coisas que imaginávamos ser impossíveis. Diante de uma situação desfavorável, o profissional precisa reinventar-se utilizando uma arma importante: a criatividade. 

Coloque sua criatividade e de seus colaboradores para trabalhar. Esteja aberto a sugestões e não crie qualquer tipo de barreira a mudanças. Em momentos de crise é que avaliamos de forma mais efetiva qual o valor que poderíamos estar entregando ao mercado e que ainda não foi agregado ao nosso produto ou serviço. Oportunidades podem aparecer até mesmo em um cenário de demissões em massa. A empresa pode aproveitar esse momento para desenvolver projetos internos e o profissional desengavetar projetos pessoais, investir no conhecimento, levar ideias para a empresa, principalmente quanto à redução de custos, principal preocupação de uma fase instável. O ponto principal em um cenário ruim é a comunicação aberta. É preciso que a organização mostre o verdadeiro cenário, esclareça o panorama e busque alternativas. 

A crise em si tende a deixar o profissional preocupado e a empresa tem o papel maior de mostrar alternativas. Mesmo sem perceber, estamos sendo observado o tempo todo. Mesmo que a empresa tenha anunciado cortes e que você esteja no meio deles, procure entregar o melhor trabalho até o período final. Faça o seu melhor sempre e confie. O mercado carece de trabalhadores proativos, com iniciativa, que entregam bons resultados. 

Se você faz um bom trabalho, você deixa uma marca positiva por onde passa. Sem você saber, as pessoas comentam sobre você. Isso é marketing pessoal. Essas informações, com certeza, chegarão às pessoas interessadas em você. Mesmo em um cenário desfavorável, é preciso motivar-se para o trabalho sendo otimista e confiante. É importante que o profissional identifique sua motivação pessoal para extrair de si o melhor e que a organização ao mesmo tempo crie estímulos para que os colaboradores estejam envolvidos com os objetivos da empresa e possam elevar o nível de participação e comprometimento e o desempenho de cada profissional para o alcance de melhores resultados nas adversidades. 

O empresário/gestor deve desenvolver a competência de liderança em tempos de crise, atuando na liderança positiva, gerando ambiente fértil ao aprendizado e conhecimento e buscando soluções. É preciso ser sensível para saber identificar os bons profissionais por trás da crise e da desmotivação e criar ambientes mais humanizados. 

Enfim, esta não é a pior crise pela qual o País passou e, como em outras, haverá uma depuração natural do mercado, em que as grandes companhias que trabalharem direito vão se sobressair. 

É preciso olhar para frente ! 

Num período que abrange os próximos dois, três anos, as empresas devem aproveitar para “arrumar a casa”, enxugar portfolios e promover outros tipos de ajustes, com foco total em gestão e eficiência. Tudo isso sem lançar mão de investir em inovação. 

Na perspectiva de um mercado retraído, é preciso saber se preparar também para anos melhores, que virão. As mudanças (para melhor) podem ocorrer mais rapidamente do que se imagina, caso um cenário de confiança seja restaurado. 

Pense nisso.

Sergio Mansilha

Empresas Prestadoras de Serviços e sua Gestão Estratégica de Custos e Orçamento

O setor de serviços ainda é um dos maiores setores da economia nacional, com a tendência de aumentar cada vez mais, no entanto encontramos um número pouco expressivo de referências bibliográficas acerca do assunto. Com a internalização das economias se faz necessário à ampliação dos estudos que visam a otimização do lucro nas empresas prestadoras de serviços pela gestão estratégica de custo e orçamentos. 

Durante as últimas décadas o ambiente competitivo para a maioria das empresas de serviços tornou-se tão desafiador e exigente quanto o das empresas industriais. Muitas privatizações ou a terceirização de serviços públicos efetuadas nos últimos anos mudaram completamente as regras de operação das empresas de serviços. As empresas de Segurança Patrimonial e Asseio e Conservação de Limpeza competem agressivamente com base em preço e qualidade dos serviços prestados. Até monopólios do governo, como os correios já estão terceirizados. Nas empresas de serviços (asseio e segurança) vem ocorrendo um crescimento, “mesmo com a pseudocrise” de uma competição acirrada, obrigando-as à busca constante de novos serviços e produtos, sempre com melhor qualidade. 

Os clientes hoje são exigentes e esclarecidos, além disso, possuem suporte de uma legislação sobre os seus direitos o que não acontecia em tempos passados. Mais do que nunca é verdadeira a afirmação de que, em um ambiente competitivo e extremamente dinâmico, vencem as organizações com administração mais eficaz de suas atividades. E nesse ponto, o conhecimento, o controle e administração dos custos tornam-se fundamentais. A evolução do mercado mundial indica de forma clara a importância das empresas de serviço no cenário econômico, a vigorar a partir do terceiro milênio. Essa tendência se faz notar, principalmente pela participação significativa do segmento de serviços na composição do PIB no Brasil e nos países desenvolvidos. 

Há previsões, de que dentro de poucos anos a maior parte dos trabalhadores em todo mundo estará vinculado às empresas prestadoras de serviços. Tendo em vista o processo de interação dinâmica entre a empresa e seu meio ambiente, um método sistemático de observação, análise, avaliação e modificação de uma organização empresarial ou de qualquer de seus segmentos ou partes, torna-se imprescindível, dando condições de medir desempenhos em cada área e do conjunto, numa dimensão temporal e de homogeneizar necessidades similares de informação no processo decisório. Portanto, obtém mais benefícios àquelas organizações que tratam as informações sobre seu negócio mais dinamicamente e com precisão e que faz uma abordagem séria sobre as possibilidades de utilização destas no auxílio nas tomadas de decisões empresariais. 

A competitividade está aumentando numa velocidade maior que as empresa possam acompanhar; as empresas têm necessidades de crescimento e desenvolvimento e isto só é possível atingir quando as mesmas tratam das informações recebidas com muita consideração e importância. As empresas de prestação de serviços (asseio e segurança) apresentam tão frequentemente deficiências na avaliação e no controle de custos. 

A estrutura e a atividade, geralmente menos complexas, dessas organizações são quase sempre mais modestas do que as empresas comerciais e industriais de faturamento equivalente, por isso estimulam a negligência do acompanhamento de custos, levando os seus administradores a ilusão de que qualquer atenção mais rigorosa dedicada ao assunto pode caracterizar desperdício de tempo e de recursos. Na verdade, é exatamente o oposto que ocorrem. 

Muitos recursos têm sido desperdiçados e muita empresa de prestação de serviços tem siso condenada ao fracasso pela falta de acompanhamento e de controle de seus custos. Há uma carência muito grande do setor de serviços em conhecer seus reais custos, a forma de imputação dos mesmos, como mensurá-los, como conhecer os métodos de custeio apropriados e aplicados às empresas de serviços. Os empresários ficam a mercê da sorte ou acabam formando seus custos comparando com a concorrência, não estabelecendo padrões próprios. 

Sente-se a falta de padrões de custos por falta de conhecimento acerca do assunto. 

Os paradigmas de gerenciamentos dos custos deixaram de observar apenas e obstinadamente a produtividade para encontrar fatores de competitividade. 

Pense nisso... 

Sergio Mansilha

O líder e a "Pseudocrise"

A combinação de planejamento, controle financeiro, relacionamento estreito com clientes e fornecedores, e campanhas de marketing irão dar fôlego necessário nesse atual cenário de pseudocrise, cada vez mais sussurrado pela mídia. Já passei por muitos reveses nessa conjuntura econômica brasileira de planos e re-planos e aprendi a ser persistente, coerente e acima de tudo sei que para motivar o time, a empresa precisa de alguém muito competente na linha de frente.

“É nessas horas que o líder é fundamental, de verdade”. 

Processos de mudança trazem desconforto para todos e o verdadeiro líder faz toda a diferença nesse momento, pois conhece as habilidades das pessoas, é transparente e passa tranquilidade aos liderados. O líder, é aquela figura que prova a todos que a cultura do medo não vai funcionar e que a união e a criatividade de todos são a única saída, sinergia essa é a palavra. Afinal, não tem nada mais fácil do que liderar uma empresa que está sempre no azul; o desafio está em cortar custos, controlar a ansiedade e a inquietação do time, motivar os colaboradores e cultivar a serenidade para que todos produzam sem sobressaltos.

É importante lembrar que as crises são cíclicas e que acontecem justamente para despertar a criatividade, sair da zona de conforto e criar a possibilidade de fazer diferente, é uma forma de baixar a ansiedade e não contaminar a empresa  e seus colaboradores. As pseudocrises são tão importantes para a economia quanto são os tempos prósperos. É na dificuldade que os olhares são mais focados às vastas alternativas existentes, na qual se encontram soluções que muitas vezes passaram batidas e surgem para aqueles que se tornam mais aptos a lidar com as situações. Investir no crescimento de uma empresa está muito além de fazê-la simplesmente crescer em um primeiro momento. 

É necessário ter visão e, principalmente nos tempos tecnológicos em que vivemos, uma mente aberta à inovação.

Vamos juntos aumentar a produtividade, a melhoria de processos e a expansão de Market Share.

Pense nisso...

Sergio Mansilha