Aqui estão alguns prós e contras quando se trata de informar sua equipe executiva sobre o programa do conselho consultivo do cliente.
Pessoal, ao consultar empresas
grandes e pequenas por muitos anos, participamos de muitas reuniões nas quais os
executivos são informados sobre seus conselhos consultivos de clientes (CABs).
Essas reuniões podem envolver a equipe de gerenciamento do CAB comunicando a
carta proposta do CAB, o progresso do programa ou os preparativos para uma
próxima reunião presencial.
Nesses casos, vimos as reuniões
correrem bem, nas quais as principais decisões são tomadas rapidamente, os
acordos são alcançados e todos são claramente informados sobre seus papéis e o
que está por vir. Infelizmente, com a mesma frequência que parece, vimos essas
reuniões rapidamente irem para o sul, pela tangente ou pelo caos.
Como tal, aqui estão alguns prós
e contras quando se trata de informar seu time executivo sobre seu programa
CAB:
Fazer: enviar materiais com antecedência.
Comece com o pé direito enviando
materiais para serem revisados durante a reunião com antecedência para sua
equipe executiva. Isso pode incluir rascunhos de carta, agendas, perfis de
clientes, a apresentação principal, etc. Isso os incentivará a revisar o
conteúdo antes da reunião e trazer seus comentários e feedback para a
discussão.
Caso contrário, eles podem reagir
de maneira diferente ao ver as coisas pela primeira vez, e sua reunião se
transformará em edição por comitê - uma grande perda de tempo. Mesmo que eles
não leiam os materiais com antecedência, eles estão compreensivelmente
ocupados, afinal, o gerente do programa CAB pode pelo menos consultar os materiais
enviados durante a reunião.
Fazer: ter um plano para o que você precisa.
Ao entrar em uma reunião com seu time
executivo, tenha um plano para o que você deseja comunicar com eles e, mais
importante, qualquer direção ou decisão que você deseja obter deles. Na verdade,
seja honesto sobre isso e declare claramente no início da reunião, e tente
responder o mais cedo possível. (Não espere até o final ou você pode não chegar
a ele).
Declarar seus objetivos de
reunião desde o início manterá seus executivos focados onde você precisa de
ajuda e (espero) manter a discussão nos trilhos.
Não: Retroceda em Decisões Anteriores.
Embora percebamos a prerrogativa
dos executivos (geralmente nossos chefes) de fazer o que quiserem, entenda que
eles reagirão e darão suas opiniões (querendo ou não) sobre o que você colocar
na frente deles. Isso significa que você deve tentar evitar revisar coisas que
já foram concluídas ou decididas semanas atrás.
Por exemplo, eu estava em uma
reunião de revisão de conteúdo do CAB recentemente, na qual os executivos viram
a agenda novamente e decidiram mudar tudo, apesar de ter sido finalizado e
aprovado semanas atrás, e jogando nossos planos (e materiais impressos) no
caos. Revise os itens com os executivos no momento certo, reúna as aprovações
necessárias e não volte e reveja as coisas com eles que farão seu progresso
retroceder.
Pense nisso.
Sergio Mansilha.
