Há três tipos de informações:
INFORMAÇÕES PARA DECISÕES: informações necessárias para que os membros do alto escalão possam tomar boas decisões.
INFORMAÇÕES DE MONITORAMENTO: tais como relatórios sobre o progresso em direção à realização dos objetivos ou informações para revisar o trabalho do diretor geral.
INFORMAÇÕES INCIDENTAIS: informações que são do interesse dos membros da direção, mas não exigem nenhuma ação, tais como informações resultantes das reuniões dos comitês.
As informações devem ser:
OPORTUNAS: Não adianta nada ter informações quando elas já não forem mais necessárias. As informações precisam ser atualizadas.
CLARAS: Se as informações forem técnicas, elas precisam ser bem explicadas, para que todos os membros possam compreendê-las.
CONCISAS: Se os documentos forem longos demais, as pessoas não os lerão. Diga os fatos e dê explicações simples, mas diretas. Alguns tipos de informações podem ser representados na forma de gráficos, o que economiza espaço e incentiva os membros da direção a compreenderem as relações e a se envolverem melhor na questão.
RELEVANTES: Inclua somente informações que a direção precise saber.
DE BOA QUALIDADE: Assegure-se de que os fatos, principalmente as estatísticas, estejam baseados em fontes confiáveis.
Procure incluir diferentes pontos de vista.
Os diretores devem ler os relatórios de forma crítica, procurando ler “nas entrelinhas”.
Pode ser útil que os gestores entrem em acordo quanto a um cronograma para as informações, que mostre quais informações serão necessárias e quando.
Este deve ser entregue às pessoas responsáveis por contribuir com as informações. A cada ano, o cronograma poderia ser copiado, inserindo-se as datas relevantes.
Ele mostra as datas quando as informações precisam ser apresentadas aos interessados em questão, as datas quando as informações precisam ser circuladas e os prazos para as informações que precisam ser elaboradas pelos responsáveis.
Sergio Mansilha
