A informação para alta direção

Há três tipos de informações: 

INFORMAÇÕES PARA DECISÕES: informações necessárias para que os membros do alto escalão possam tomar boas decisões. 

INFORMAÇÕES DE MONITORAMENTO: tais como relatórios sobre o progresso em direção à realização dos objetivos ou informações para revisar o trabalho do diretor geral.

INFORMAÇÕES INCIDENTAIS: informações que são do interesse dos membros da direção, mas não exigem nenhuma ação, tais como informações resultantes das reuniões dos comitês. 

As informações devem ser: 

OPORTUNAS: Não adianta nada ter informações quando elas já não forem mais necessárias. As informações precisam ser atualizadas. 

CLARAS: Se as informações forem técnicas, elas precisam ser bem explicadas, para que todos os membros possam compreendê-las. 

CONCISAS: Se os documentos forem longos demais, as pessoas não os lerão. Diga os fatos e dê explicações simples, mas diretas. Alguns tipos de informações podem ser representados na forma de gráficos, o que economiza espaço e incentiva os membros da direção a compreenderem as relações e a se envolverem melhor na questão.

RELEVANTES: Inclua somente informações que a direção precise saber. 

DE BOA QUALIDADE: Assegure-se de que os fatos, principalmente as estatísticas, estejam baseados em fontes confiáveis. 

Procure incluir diferentes pontos de vista. 

Os diretores devem ler os relatórios de forma crítica, procurando ler “nas entrelinhas”. Pode ser útil que os gestores entrem em acordo quanto a um cronograma para as informações, que mostre quais informações serão necessárias e quando. 

Este deve ser entregue às pessoas responsáveis por contribuir com as informações. A cada ano, o cronograma poderia ser copiado, inserindo-se as datas relevantes. 

Ele mostra as datas quando as informações precisam ser apresentadas aos interessados em questão, as datas quando as informações precisam ser circuladas e os prazos para as informações que precisam ser elaboradas pelos responsáveis. 

Sergio Mansilha

Prevendo o cenario empresarial

Não é fácil prever mudanças futuras, para isso, precisamos descobrir quais das muitas tendências: econômicas, tecnológicas, governamentais, culturais, etc, irão se transformar nas futuras tendências que enriquecerão as empresas. 

A empresa pode se preparar para a mudança, obter tempo e recursos e planejar futuros acontecimentos baseados em uma combinação prática de probabilidades e efeitos potenciais sobre ela. Para tanto, devemos utilizar dentro do planejamento estratégico, os cenários prospectivos, onde, poderemos descobrir alguns tipos de mudanças têm um grande efeito sobre a empresa.

Não basta apenas prever a mudança; é preciso descobrir também o que ela significa para a empresa. As probabilidades através de ferramentas estatísticas, tecnológicas e principalmente o pensamento estratégico, indicam a possibilidade de sua melhores previsões se confirmarem. Pesando o impacto, a empresa saberá se deve ficar otimista, preocupada ou indiferente. Examinar ao mesmo tempo se a probabilidade e o impacto propiciam uma idéia melhor de como planejar. Dentre os benefícios oferecidos pelos cenários, pode-se destacar: facilitar o processo de entendimento do ambiente e as prováveis influencias, maior certeza no processo decisório, maior conhecimento dos processos internos e externos e suas inter-relações, interação entre concorrentes e receber elementos para a formulação de estratégias.

Acontecimentos e forças que transcendem nosso controle, modificam repetidamente as condições de negócios à nossa volta. Embora milhares de fatores possam influenciar o ambiente empresarial, pode-se simplificar as coisas analisando-se todos os fatores ambientais. Quando mudanças radicais ameaçam remodelar os negócios da empresa, é seguro apostar na observação mais atenta das maiores tendências econômicas, tecnológicas, governamentais ou culturais. O planejamento por cenários permite imaginar várias versões completas do futuro e refletir sobre qual delas poderia afetar a sorte da empresa.

Algumas das mudanças são óbvias e previsíveis; outras surgem de repente. As perguntas essenciais, que a empresa deverá fazer são:

- Que tipos de mudanças acontecerão realmente?

- O que as mudanças significam para o setor de ramo de negócio?

- O que as mudanças provocam na empresa?

Porém, muitas atividades e acontecimentos são aleatórios. Muitas tendências empresariais são imprevisíveis e sujeitas à mudanças, mas não aleatórias. Por isso, todos se interessam por projeções, porque elas são melhores que adivinhações. Então como as empresas podem se preparar para enfrentar os problemas da próxima década se esses problemas são imprevisíveis? A resposta é que elas só podem acomodar as forças de mudança criando e institucionalizando uma capacidade de mudar a si mesmas. O segredo do sucesso não é prever o futuro, é criar uma organização que prosperará em um futuro que não pode ser previsto.

O planejamento por cenários não foi feito para prever o futuro; seu verdadeiro valor está em oferecer novas opções e uma série maior de possibilidades sobre as quais pensar. Cenários de negócios diferentes estimulam a imaginação e trazem visões do futuro de uma empresa. O impacto de uma tendência ou um acontecimento sobre a empresa, pode ser a melhor coisa para um setor e um completo desastre para outro. 

O tomador de decisão não pode tentar calcular tudo quanto dependa das vantagens de cada alternativa. Muitos fatores podem impulsionar rapidamente a análise, além da compreensão humana. Consequentemente, devemos selecionar os fatores mais importantes e concentrarmos neles. A finalidade é como pensar sobre todo o ambiente, de maneira que os aspectos insignificantes não sejam considerados, e dá-se uma cuidadosa atenção aos aspectos mais importantes.

O processo de tomada de decisão através de cenários, pode ser dividida em quatro fases: diagnosticando o problema, encontrando boas soluções alternativas, prevendo as possíveis conseqüências de cada alternativa e selecionando aquela que promete maiores acertos e vantagens.

Uma percepção sensitiva, ligada a uma análise lógica, é especialmente importante no diagnóstico e na previsão; a originalidade e a imaginação têm uma grande parte na pesquisa criadora por alternativas; e, na seleção final, as valorizações subjetivas são inevitáveis

Sergio Mansilha

O lado cognitivo de um profissional

Embora o conhecimento sempre tenha sido necessário para a vida de todos, concluir o ensino fundamental, o ensino médio, fazer uma faculdade, isso já não mais tão relevante. 

A importância de se “ter estudo” ultrapassou a barreira do fundamental, sua importância aumentou vertiginosamente com o desenvolvimento da ciência e da tecnologia, particularmente nas últimas décadas do século XX. É fundamental saber como utilizar as informações e o conhecimento já existentes. 

Aquilo que já aprendemos na escola ou faculdade. O mercado exige muito mais hoje. Cursos, aperfeiçoamento constante. É claro que as práticas dos grupos e a experiência acumulada pelas pessoas ao longo da vida também servem para aumentar sua produtividade e conquistar novas oportunidades. Para entender melhor a situação, vamos, voltar um pouco no tempo. Há cem anos, oito de cada dez brasileiros eram analfabetos. 

O simples fato de saber ler e escrever já garantia um emprego razoável. Foi só a partir da década de 40 que as empresas passaram a exigir o diploma do curso primário. Quinze anos depois, a exigência passou a ser o ginásio completo. Hoje, as nossas crianças que aprendem a digitar em casa, e sozinhas, talvez não entendam por que seus avós tiveram que aprender a digitar num curso que durava seis meses. 

As empresas exigiam o diploma de datilografia.Lá pela metade dos anos 60, só um, em cada cinco mil brasileiros, tinha um curso superior. A partir da década de 70 começou a proliferação de faculdades no Brasil. De repente, um diploma – de qualquer faculdade, mesmo desconhecida – começou a ser um grande diferencial e garantia um ótimo emprego.

Na década de 80, quando faculdade já havia deixado de ser privilégio de uma minoria, o diferencial passou a ser um curso de inglês. Na década de 90, o conhecimento da informática. Nos últimos 10 anos, uma pós-graduação, ou um MBA, que é uma pós-graduação com um nome mais sonoro. 

Na década de 60, um jovem precisava de 3.000 horas de estudo para conseguir um emprego, ganhando três salários-mínimos por mês. Hoje para conseguir o mesmo emprego ganhando os mesmos três salários-mínimos, um jovem precisa de 12.000 horas de estudo.

Quatro vezes mais tempo estudando, para ganhar a mesma coisa. Isso é justo? 

Isso é a realidade do mercado de trabalho. Quem não tem condições de fazer um MBA caríssimo pode fazer cursos de curta duração. Isso mostra disposição e interesse em aprender. E as empresas valorizam esse esforço.

Portanto, estudar é preciso. Isso é regra no mercado de trabalho do século 21. E vale pra quem tem 15 anos ou para quem tem 50 anos. A evolução é vista todos os dias. A informática facilitou inúmeros processos e trocas de informações, também trouxe a rapidez, praticidades. 

Hoje é necessário ter pessoas preparadas para lidar com o avanço, por isso é muito importante investir em treinamentos e estudos constantemente; o emprego não é eterno, eles existem por enquanto, mas para quem for profissional sempre haverá uma oportunidade de trabalho. 

O aprendizado contínuo para quem é profissional é um DEVER! 

Sergio Mansilha

Estrategias didaticas no treinamento

Há muitos treinamentos ministrados nas empresas por colaboradores das mais diversas áreas. O objetivo desses cursos pode ser capacitar recém-contratados, ensinar um novo procedimento da empresa ou reciclar conhecimentos de profissionais com tempo de casa, dentre outros.

Mas há algo a ser considerado: treinamento não é palestra. A palestra é informativa, não tem o objetivo de ensinar; já o treinamento deve ser focado na geração de conhecimento. Ou seja, em vez de o instrutor do curso apenas apresentar uma sequência de slides, é preciso utilizar estratégias didáticas para que os aprendizes realmente aprendam.

Estratégias didáticas são conjuntos de atividades, que podem ser usadas para a construção de novos saberes, integrando a dificuldade ao habitual, o estranho ao familiar, o desconhecido ao conhecido. 

O que importa é usar estratégias que engajem o aprendiz ativamente no processo de aprendizagem para que ele retenha os novos conhecimentos.

Uma interessante pesquisa revela que os aprendizes adultos retêm:

10% do que foi lido

20% do que foi ouvido

30% do que foi visto

50% do que foi visto e ouvido

70% do que foi discutido

90% do que foi feito e discutido

Com base nesses números, pode-se notar que o aprendiz adulto aprende muito mais se o instrutor recorrer a estratégias didáticas que privilegiem a discussão e a realização de uma atividade. Se o instrutor apenas apresentar uma sequência de slides durante 2 horas, por exemplo, a retenção será muito menor. 

Existem inúmeras técnicas didáticas em grupo que propiciam a discussão, a realização de tarefas. No fundo, a ideia é focar o treinamento no aprendiz, para que ele aja, faça, discuta, e não no instrutor, que expõe ideias sem qualquer interação com o grupo.

Então, é importante diferenciar. Expor ideias com o recurso do slide é uma técnica, chamada exposição oral, mas o foco é eminentemente informativo. Ministrar um treinamento é utilizar recursos e técnicas didáticas variadas que favoreçam a discussão e a realização de atividades por parte dos aprendizes. Só dessa forma, eles irão realmente aprender.

Sergio Mansilha

O Colaborador se desenvolve com o treinamento

Em geral, quando uma empresa oferece um programa de treinamento aos funcionários, o objetivo básico é promover a aprendizagem organizacional. Por outro lado, também é uma forma de firmar continuamente seus valores que, por vezes, podem estar esquecidos.

Treinar também é uma maneira de incentivar e motivar, já que as experiências individuais e coletivas dos funcionários são altamente válidas para a empresa. Quando um programa de treinamento tem um objetivo bem definido, os funcionários percebem que são partes integrantes do processo. 

Se o funcionário sabe para que está sendo treinado e o que se espera dele após o treinamento, conseguirá desenvolver a autoconfiança e a confiança no grupo. Geralmente, consegue visualizar sua importância e daí passará a pensar em conjunto e encontrar soluções para os problemas da empresa.O ganho é a melhor parte. Os funcionários devem perceber que as informações transmitidas em sala têm valor, não somente para sua vida profissional, mas também para sua vida pessoal.Quando o treinamento proporciona impulso e mobiliza energias dos indivíduos para a concretização de algo é sinal de que realmente funciona.

Para as empresas, interessa ter pessoas preparadas para atender suas demandas. Beneficiam-se de várias formas, principalmente por terem, em seus quadros, funcionários bem preparados para exercer suas funções, capazes de se comunicar claramente, de se relacionar, de realizar tarefas com maior agilidade, ser conhecedores de processos específicos e, sobretudo, estar em sintonia com os objetivos da empresa.

Para os funcionários, fica uma pergunta: Você realmente quer crescer?

O funcionário que recebe treinamento está sendo preparado para o mercado como um todo. O aprendizado obtido na empresa poderá acompanhá-lo por toda a vida profissional. Infelizmente, muitos ignoram a importância do aprendizado organizacional, algo do qual no futuro o próprio mercado de trabalho cobrará.

Sergio Mansilha